Informację odnośnie rozliczenia dofinansowania:
Rozliczenie (tj. zał. 1-4) należy przesłać elektronicznie przez system AMODIT oraz pocztą na adres MSiT najpóźniej 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania/data zakończenia realizacji zajęć sportowych (np. zadanie kończy się 15.11.2019 r., rozliczenie należy przesłać do 14.12.2019 r.)
Rozliczenia należy dokonać w systemie AMODIT, wypełniając załączniki 4-7. Załączniki należy przesłać w systemie oraz wydrukować, podpisać i wysłać pocztą do Ministerstwa Sportu i Turystyki, z dopiskiem na kopercie: „Program „Klub” – rozliczenie”.
Wypełniając Załącznik 4/4a – Rozliczenie rzeczowo-finansowe kosztów zadania, w polach oznaczonych jako „plan” należy podać wartości wpisane we wniosku o dofinansowanie. W przypadku, kiedy wniosek lub jego część podlegał aneksowaniu, należy podać wartości uwzględniające dokonane zmiany.
W przypadku, gdy zadanie zostało zrealizowane w planowanym zakresie, natomiast wymagało poniesienia mniejszych wydatków (np. sprzęt sportowy planowany do zakupu został zakupiony po niższej cenie), niewykorzystaną kwotę należy zwrócić na nr konta podany w § 3 ust. 9 umowy, a dokonanie zwrotu potwierdzić w Załączniku 6 – deklaracji rozliczającej umowę.
Tabelę Załącznika 7 – Zestawienie finansowe faktur i rachunków należy uzupełniać zgodnie z chronologią od najwcześniejszych do najpóźniejszych, według daty zapłaty. W kolumnie „przeznaczenie” należy wskazać jeden ze wskazanych we wniosku przedmiotów dofinansowania: prowadzenie zajęć sportowych, zakup sprzętu sportowego lub organizacja obozu sportowego.
Przekazanie dofinansowania na realizację danego zadania następuje na podstawie umowy zawieranej pomiędzy Ministrem Sportu i Turystyki a wnioskodawcą.
Szczegółowe warunki dofinansowania i rozliczania zadania reguluje umowa o dofinansowanie zadania.
Środki na realizację zadania mogą być przeznaczone wyłącznie na dofinansowanie kosztów określonych w programie, umowie i załącznikach do umowy.
Przekazywanie środków finansowych odbywać się będzie, zgodnie z harmonogramem określonym w umowie.
Wszystkie ponoszone wydatki muszą być udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na klub sportowy (podmiot, któremu zostało przyznane dofinansowanie).
Dokumenty księgowe (faktury, rachunki) muszą być opisane w sposób nie budzący wątpliwości co do przeznaczenia środków.
Dokumenty księgowe powinny obejmować pełną kwotę wydanych środków, obejmując zarówno środki własne, jak i przyznane dofinansowanie.
Podstawą wypłaty wynagrodzenia osobom prowadzącym zajęcia sportowe muszą być stosowne dokumenty księgowe (umowa, rachunek do umowy) zawarte pomiędzy klubem a osobami prowadzącymi zajęcia sportowe.
Wszystkie dokumenty księgowe oraz inne dokumenty związane z realizacją zadania w ramach Programu „Klub” (np. listy obecności uczestników obozu, uczestników cyklu zajęć sportowych) powinny być zgromadzone w siedzibie klubu w jednym miejscu umożliwiającym ich kontrolę.
Udziału wkładu własnego w realizacji zadania nie może być niższy od planowanego. Zmniejszenie udziału wkładu władnego skutkuje zwrotem dotacji w wysokości proporcjonalnej do poziomu jego zmniejszenia. Zleceniodawca może natomiast dowolnie zwiększyć wkład własny – nie wymaga to aneksowania umowy.
Zleceniobiorca zobowiązany jest do przestrzegania podpisanej umowy na realizację zadania oraz zapoznania się z zapisami niniejszej instrukcji.
W przypadku zmiany realizacji zakresu rzeczowego umowy (liczby uczestników, liczby trenerów prowadzących szkolenie, miejsca lub daty organizacji obozu sportowego lub zajęć sportowych, przedmiotu zakupu sprzętu sportowego, w tym liczby poszczególnych sprzętów lub kompletów itp.) należy wystąpić do ministerstwa z prośba o dokonanie zmian w umowie co po wyrażeniu zgody na ich dokonanie będzie skutkowało przygotowaniem stosownego aneksu do umowy. Informacje o planowanych zmianach należy przestawić przed ich wprowadzeniem (§ 2 ust. 3 umowy). W przypadku, gdy zadanie zostanie zrealizowane w zakresie odbiegającym od planowanego (np. zakupiono sprzęt sportowy, który nie był zaplanowany, zrealizowano obóz sportowy w innym miejscu lub terminie niż określonym w załącznikach do umowy), Ministerstwo Sportu i Turystyki może wystąpić o zwrot przyznanej dotacji. Biorąc powyższe pod uwagę należy niezwłocznie informować o planowanych zmianach zakresu umowy.
